Tietosuojaseloste

HIFK Golf ry  

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste  

21.9.2026 

1 Rekisterinpitäjän yhteystiedot tietosuoja-asioissa  

Rekisterinpitäjä	Helsingin IFK Golf ryY-tunnus: 1956139-3
Yhteydenotot  kaikissa tietosuoja asioissa	Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Rekisterinpitäjään kaikissa tietosuojaa  koskevissa asioissa seuraavasti:   Anna Fagerholm, palvelupäälikkö Osoite: Kuusmiehentie 13 Puhelin:   0440 100602 Sähköposti: toimisto@hifkgolf.fi

2 Rekisteröidyt ja heistä kerättävät tiedot  

HIFK Golf ryn (“HIFK Golf”) sääntöjen mukaan HIFK Golf on Idrottsföreningen Kamraterna, Helsingfors (HIFK,  Helsingfors) rf:n (”HIFK”) ja Suomen Golfliito ryn (“Suomen Golfliitto”) jäsenyhdistys ja henkilön liittyessä HIFK Golfin jäseneksi, hän liittyy samalla  myös HIFK:n ja Suomen Golfliiton jäseneksi ja ilmoittaa samalla jäsenhakemuksella jäsentietonsa sekä HIFK Golfille että  HIFK:lle ja Suomen Golfliitolle. 

Rekisteröityjä (erikseen ”Rekisteröity” ja yhdessä ”Rekisteröidyt”) ovat kaikki HIFK Golfin jäsenet  (”Jäsenet”).  

HIFK Golf kerää Rekisteröidyistä seuraavassa taulukossa esitettyjä tietoja. 

Tietoryhmä	Kuvaus	Tietolähde
Jäsenluettelotiedot	∙ Nimi, kotipaikka	∙Rekisteröity  (jäsentietoilmoitus,  muutosilmoitukset)  ∙ Nimen ja kotipaikan  muutokset (HIFK, eBirdie)
∙ Rekisteröity  (jäsentietoilmoitus,  muutosilmoitukset)	∙ Rekisteröity  (jäsentietoilmoitus,  muutosilmoitukset)	∙Rekisteröity  (jäsentietoilmoitus,  muutosilmoitukset)
	∙ Jäsensuhdetiedot:  jäsensuhteen tyyppi (esim.  aktiivijäsen, varsinainen  jäsen, tukijäsen,  kunniajäsen) ja kesto,  jäsensuhteen alkamiseen ja  päättymiseen liittyvät tiedot	∙ Rekisterinpitäjä
	∙ Yhteystiedot:  puhelinnumero,  sähköpostiosoite ja  postiosoite, (alaikäisen  Jäsenen osalta myös huoltajan yhteystiedot)	∙Rekisteröity  (jäsentietoilmoitus,  muutosilmoitukset)  ∙ Yhteystietojen muutokset  (HIFK, eBirdie)
Vakuutustiedot	∙ Suomen Golfliiton Jäsenelle ottamien vakuutusten  (lisenssit) tiedot	∙ Rekisteröity, vakuutusyhtiö
Osallistumistiedot	∙ Toiminnan järjestämistiedot:  Rekisterinpitäjän järjestämiin  kilpailuihin, tilaisuuksiin ja  toimintaan liittyvät kutsu-,  ilmoittautumis- ja  osallistumistiedot  ∙ Terveystiedot:  välttämättömät ruokavalio- ja  esteettömyystiedot  ∙ Kuvat: valokuvat, videot	∙ Rekisteröity  ∙ Rekisterinpitäjä
Kilpailutulokset	∙ Nimi, tulos, sijoitus	∙ Rekisterinpitäjä ja muut  kilpailun järjestäjät
Jäsen- ja muut maksutiedot	∙ Jäsenmaksujen, erilaisten osallistumis- ja muiden  maksujen, laskutusta ja  perintää koskevat tiedot	∙ Rekisterinpitäjä
Uutiskirjetiedot	∙ Sähköpostiosoite, tilausta,  peruuttamista, lähetystä, vastaanottoa ja lukemista  koskevat tiedot	∙ Rekisteröity  ∙ Rekisterinpitäjän ja sen alihankkijan tietojärjestelmät
Kiellot ja suostumukset	∙ Sähköistä  suoramarkkinointia koskevat  suostumukset ja perinteistä  suoramarkkinointia koskevat  kiellot  ∙ Alaikäisen Jäsenen  huoltajan suostumukset  jäsenyyteen, kuvien ja  tietojen julkaisemiseen, markkinointiin yms.	∙ Rekisteröity
Muut tiedot	∙ Mahdolliset muut  Rekisteröidyn itsensä  antamat tiedot ja hänen  suostumuksellaan muista  lähteistä kerätyt tiedot	∙ Rekisteröity ja muut tahot

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeudelliset perusteet  

HIFK Golfin tarkoituksena on edistää liikuntaa ja urheilua sekä niihin liittyvä kansalaistoimintaa HIFK Golfin toiminta-alueella siten, että kaikilla on mahdollisuus harrastaa ja osallistua kunto- ja  terveysliikuntaan, kilpa- ja huippu-urheiluun tai näihin liittyvään yhdistystoimintaan edellytystensä ja  tarpeidensa mukaisesti.  

Tarkoitustaan HIFK Golf toteuttaa tarjoamalla:  

• kunto- ja terveysliikuntatoimintaa  
• kilpaurheilua  
• päivä-, kerho-, ohjaus-, harjoitus- ja valmennustoimintaa  
• tiedotus- ja suhdetoimintaa  
• koulutustoimintaa  

Edellä mainittua tarkoitusta varten HIFK Golf käsittelee kohdassa 2 mainittuja Rekisteröityjen  henkilötietoja seuraavassa taulukossa esitettyihin käyttötarkoituksiin. 

Käsittelyn tarkoitus	Käsiteltävät tietoryhmät	Oikeudellinen peruste
HIFK Golfin hallinto,  edustaminen ja yhteydenpito suhteessa kolmansiin osapuoliin.	∙ Luottamustehtäviä koskevat  tiedot	Lajiyhdistysten jäsensuhteeseen perustuva  HIFK Golfin oikeutettu etu (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 f -kohta)
Jäsenluettelon pitäminen	∙ Jäsenluettelotiedot	Lakisääteisen velvoitteen  noudattaminen (Tietosuoja- asetus 6 artikla 1 c -kohta, Yhdistyslaki 11 §)
Uutiskirjeen lähettäminen	∙ Uutiskirjetiedot	Rekisteröidyn uutiskirjetilaus,  eli sopimuksen  täytäntöönpano (Tietosuoja asetus 1 artikla, 6 b -kohta)
Toiminnan järjestäminen, eli  tapahtumien sekä keskustelu ja koulutustilaisuuksien ja  muun toiminnan järjestäminen  ja toteuttaminen, kutsujen  lähettäminen, jäsenyyden  varmistaminen ja muu  jäsenviestintä ja yhteydenpito	∙ Jäsenluettelotiedot  ∙ Muut jäsenyystiedot  ∙ Osallistumistiedot	Jäsensuhteeseen perustuva  HIFK Golfin oikeutettu etu  (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1  f -kohta)
	∙ Terveystiedot	Rekisteröidyn suostumus  (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1  a -kohta)
Kilpailujen järjestäminen	∙ Yhteystiedot  ∙Perustiedot   ∙Vakuutustiedot  ∙Osallistumistiedot   ∙Kilpailutulokset	Jäsensuhteeseen perustuva  HIFK Golfin oikeutettu etu  (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1  f -kohta)
Toimintaa koskeva  Rekisterinpitäjän  tiedottaminen  tiedotusvälineissä,  Internetissä, sosiaalisessa  mediassa	∙ Kuvat	Rekisteröidyn suostumus  (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1  a -kohta)
Kilpailutulosten tilastointi,  vertailu, julkaiseminen  tiedotusvälineissä,  Internetissä, sosiaalisessa mediassa	∙ Kilpailutulokset	Jäsensuhteeseen ja kilpailun  osallistujasuhteeseen perustuva HIFK Golfin oikeutettu etu (Tietosuoja asetus 6 artikla 1 f -kohta)
Tilastointi ja raportointi  toiminnan kehittämistä ja esim.  avustusten hakemista varten	∙ Jäsenluettelotiedot  ∙ Muut jäsenyystiedot  ∙ Toiminnan järjestämistiedot	Yhdistystoiminnan  harjoittamisen oikeuteen ja  jäsensuhteeseen perustuva   HIFK Golfin oikeutettu etu  (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1  f -kohta)
Perinteinen suoramarkkinointi  puhelimitse tai postitse	∙ Jäsenluettelotiedot  ∙ Muut jäsenyystiedot  ∙ Toiminnan järjestämistiedot  ∙ Kiellot ja suostumukset	Jäsensuhteeseen perustuva  HIFK Golfin oikeutettu etu  (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1  f -kohta)
Sähköinen suoramarkkinointi	∙ sähköpostiosoite  ∙ Jäsenluettelotiedot  ∙ Muut jäsenyystiedot  ∙ Toiminnan järjestämistiedot  ∙Kiellot ja suostumukset	Rekisteröidyn suostumus  (Laki sähköisen viestinnän  palveluista 200 §) Jäsensuhteeseen perustuva  HIFK Golfin oikeutettu etu  (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1  f -kohta)

4 Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään  

Rekisterinpitäjä luovuttaa Jäsenten henkilötietoja seuraaville tahoille:  

Luovutuksensaaja	Luovutettavat tietoryhmät	Tarkoitus
Kaikki muut Jäsenet	∙Jäsentilastot	Jäsenen oikeus tutustua  Jäsenluettelotietoihin (Yhdistyslain 11 §)
Jäsen, joka osoittaa etunsa HIFK:n jäsenenä sitä vaativan	∙ Muut Jäsentiedot
HIFK	∙ Luottamustehtäviä koskevat  tiedot  ∙ Jäsenten Jäsenluettelotiedot  ja yhteystietojen muutokset	HIFK Golfin  lajiyhdistysmaksun määrittäminen, HIFK Golfin  jäsentietojen päivitys
Ulkopuoliset kilpailujen  järjestäjät	∙ Yhteystiedot  ∙ Perustiedot  ∙ Vakuutustiedot	Kilpailun järjestämistä varten, kun HIFK Golf hoitaa  ryhmäilmoittautumisen
Rekisterinpitäjän alihankkijat ja yhteistyökumppanit	∙ Nimi ja yhteystiedot muut  Rekisteröidyn erikseen määriteltävät tiedot	Rekisterin käyttötarkoitusten  toteuttaminen, esim. sovittujen tuotteiden, palvelujen tai muiden suoritteiden toimittaminen
Vakuutusyhtiöt	∙ Jäsenluettelotiedot, muut  jäsenyystiedot	Suomen Golfliiton Jäsenelle  ottamien vakuutusasioiden  (lisenssien) hoitaminen
Suomen Golfliitto	∙ Kilpailutulokset	Liittotasoinen tulosten seuranta ja tilastointi
Tiedotusvälineet, sosiaalinen  media	∙ Kilpailutulokset	Yleisölle julkaiseminen

Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman Rekisteröidyn suostumusta paitsi, jos se on  välttämätöntä Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen,  viranomaisten pyynnöstä tai tieteellisiä tutkimustarkoituksia tai tilastointia varten.  

Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen  käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita ainakin seuraavissa  tehtävissä:  

• Sähköinen jäsenpalvelu, jonka avulla Rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä ja jäsenviestintää (Taikala Oy, MyClub palvelu)  
• Sähköinen jäsenpalvelu, jonka avulla Rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta,  tapahtumailmoittautumisia, osallistumisen seurantaa ja jäsenviestintää (Ready Golf Oy)
• Uutiskirjeen jakelu  (Creamailer Oy)

Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun Rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen  käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot. 

Henkilötietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi myös EU-/ETA:n alueen ulkopuolisessa maassa. Ellei Euroopan komissio ole päättänyt, että käsittelymaan tietosuojan taso on hyväksyttävä,  Rekisterinpitäjä varmistaa asianmukaisen tietosuojan tekemällä alihankkijoiden kanssa kirjalliset  sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla tai muulla lainmukaisella  menettelyllä. Vakiosopimusehdot löytyvät osoitteesta:  

https://commission.europa.eu/system/files/2021-06/1_en_annexe_acte_auonome_cp_part1v5_0.pdf   

5 Henkilötietojen suojauksen periaatteet  

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Rekisterinpitäjän  toimihenkilöt ja työntekijät ja sen alihankkijoiden työntekijät, joilla tehtäviensä tai työnsä puolesta on  oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja.  

Manuaalista aineistoa säilytetään tietojen suojatasoa vastaavissa lukituissa tiloissa. Tietoja  käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin. Sähköisesti  säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen  suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä  tietojen varmuuskopiointiin. Tietoja käsittelevien henkilöiden pääsy rekisterin sähköiseen  tietosisältöön on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Pääsy- ja käsittelyoikeus  tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella.  

6 Henkilötietojen säilytysajat  

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan ja sen päätyttyä 3 vuoden ajan tai kunnes kaikki HIFK Golfin, Suomen Golfliiton ja Jäsenen väliset oikeudet ja velvollisuudet ovat päättyneet.  

Suostumuksen perusteella kerättyjä tietoja säilytetään suostumuksen mukaisesti ja ne poistetaan, jos  Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, ellei edelleen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.  

Jäsen- ja muut maksutiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta sen kalenterivuoden  lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.  

Luottamustehtäviä koskevia tietoja, HIFK Golfin toimintaa kuvaavia dokumentteja, esim. kokousten pöytäkirjoja, kilpailutuloksia, tapahtumista otettuja valokuvia, videoita ja äänitteitä,  kirjeenvaihtoa, toimintakertomuksia ja -suunnitelmia, puheita, esitelmiä, artikkeleita ja juhla-aineistoja,  ja niihin sisältyviä henkilötietoja voidaan säilyttää pysyvästi Tietosuojalain 4 §:n ja tietosuoja asetuksen 6 artiklan 1-kohdan e-alakohdan mukaisesti. 

Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittujen säilytysaikojen jälkeen oikeudellisten vaatimusten  laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, kunnes vaatimukset on lainvoimaisesti ratkaistu sekä  kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.  

7 Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja muut rekisteröidyn oikeudet  

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia  virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.  Rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin  antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista  tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.  

Jos rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan Rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen  tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja  koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle Rekisterinpitäjälle voimassa olevan  lainsäädännön mukaisesti.  

Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa  tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn  on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.  

Rekisteröity voi laissa määritellyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista,  esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä  tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.  

Pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti, kirjeellä tai sähköpostilla 1. kohdan mukaisilla  yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään  kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. 

IN ENGLISH BELLOW